E-Posta İletişim Telefon Rehberi Önemli Linkler BİDB Servis
Anasayfa

Proje Harcama Süreçlerinde Önemli Hususlar

A-ÖN ÖDEME (AVANS) VE MAHSUP İŞLEMLERİNDE YAPILMASI GEREKENLER:

   1-Avans Açma:

1.1-_ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 17 sıra nolu Ön Ödeme Talep formu, proje yürütücüsü tarafından eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.

1.2-_ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 16 sıra nolu ihtiyaç talep formu proje yürütücüsü tarafından doldurulmalı ve imzalanmalıdır.

1.3-_Söz konusu ihtiyacın yaklaşık maliyetini ortaya koyacak güncel proforma fatura.

1.4-_Söz konusu ihtiyaç talep formu doldurulurken,  projenin kabul edilmiş bütçe gerekçesinde olan malzeme veya hizmetler (sayısal miktarları dahil) olması gerektiği hususu göz önünde bulundurulmalıdır.

1.5-_Önemli olan diğer bir ayrıntı; alınan avansın ihtiyaç talep listesinde belirtilen mal/hizmet dışında başka mal/hizmet alınmaması gerektiği veya alınacak mal/hizmetin söz konusu listede yazılandan daha fazla miktarda alınamayacağıdır.

1.6-_BAP Harcama Yetkilisince onaylanan her Ön Ödeme Talep Formu, 5018 sayılı Kanunun 35. Maddesi kapsamında avans alan proje yürütücüsünü harcama yetkilisi mutemedi kılarak ona piyasa fiyat araştırması yapma ve diğer hukuki sorumlulukları yükler.

1.7-Verilecek avanslar mevzuatı gereği acil giderler için verilebildiğinden alınacak mal-hizmetin başlangıç ve teslim süreçlerinin hassasiyetle belirlenerek, avansın mutemet üzerinde beklememesine özen gösterilecektir.  

1.8-Yapılacak harcamaların, avansın hesaba aktarıldıktan sonraki dönemi kapsadığı unutulmamalıdır.

 

 

    2-Avans Kapatma:

2.1-_ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 18 sıra nolu Ön Ödeme Kapatma Formu eksiksiz bir şekilde doldurulmalıdır.

2.2-_Alınan Faturalar Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon birimi ve Proje adına kestirilmelidir.

2.3-_Alınan mal/hizmete ilişkin fatura(lar) Ön Ödeme Kapatma Formuna eklenir.

2.4-_Alınan mal/hizmetlere ilişkin ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 15 sıra nolu Muayene Kabul Tutanağı düzenlenmelidir.

2.5-_Alınan avanstan artan miktar olduğu zaman artan parayı Ziraat Bankası Ordu Şb.

TR 10 0001 0023 5546 7493 7951 20  nolu hesaba açıklamasına “….. nolu proje avanstan artan” ifadesi yazılmış şekilde yatırıp dekontu avans kapatma formu eklemelidir.

2.6-_Avanslar YÖK BAP yönetmeliğindeki süreler gözetilerek süreleri içerisinde; iş bittiyse derhal BAP’a ulaştırılması gerekmektedir.  Kapatılmaması durumda ise kanuni faizi işletilerek kapatılacaktır.

2.7-_Avanslarını süresinde mahsup etmeyen proje yürütücüleri hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır.

2.8-_Proje Yürütücüsü tarafından imzalanan Ön Ödeme Kapatma Formu, aynı zamanda yürütücüyü harcama yetkilisi mutemedi olarak piyasa fiyat araştırması yapıldığını ve diğer hukuki sorumlulukların yerine getirildiğini onaylar.

2.9-Yapılacak harcamaların, avansın hesaba aktarıldıktan sonraki dönemi kapsadığı unutulmamalıdır. 

 

Not: Proje yürütücülerinin bütün belgelerini tesliminde, ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 1 sıra nolu dilekçe ile teslim etmeleri belge kaydı ve teslim ispatı açısından menfaatlerine olacağını hatırlatırız.

Fatura Bilgileri:

Köprübaşı V.D. 6450329817

Fatura Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon birimi … nolu Proje adına kestirilir.

 

 


 

   B-SARF MALZEME, KİMYASAL MALZEME, DEMİRBAŞ MALZEMESİ, KIRTASİYE MALZEMESİ VE HİZMET ALIMLARININ İDARE TARAFINDAN YAPILDIĞI DURUMLARDA:

-

1-_ODÜ BAP sitesinde FORMLAR kısmında bulunan 16 sıra no’lu ihtiyaç talep formu doldurularak proje yürütücüsü tarafından hazırlanmalıdır.

2-_Tüm alımlarda teknik şartname ihtiyaç listesine eklenmelidir.

2.1-_Teknik şartnamede yer alacak hükümler açık ve kesin olmalı ancak Belirli bir marka veya modele veya belirli bir firmaya yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir.  (Doğru Örnek : Su Banyosunun tank kapasitesi 5 ila 6 lt olmalıdır.  Yanlış Örnek : Su Banyosunun dış ölçüleri 860 mm x 470 mm x 500 mm ve ağırlığı 24,5 kg olmalıdır.)

2.2-_Malzemenin varsa birlikte kullanılacağı diğer cihazlar/elemanlar ile uyumlu çalışması isteğine de yer verilerek ayırt edici özelliği yazılabilir.

2.3-_Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde belirtilmesi tercih edilir.

2.4-_Proje yürütücüsü tarafından teknik şartname kaşelenmiş ve imzalanmış olmalıdır.

 

 

Not: Proje yürütücülerinin bütün belgelerini tesliminde, ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 1 sıra nolu dilekçe ile teslim etmeleri belge kaydı ve teslim ispatı açısından menfaatlerine olacağını hatırlatırız.

 


 

   C-ALAN ÇALIŞMALARINDA ;

 

         1-Araç Kiralama İçin Yapılması Gerekenler:

_______1.1-_Araç kiralama işlemlerinde ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 16 sıra nolu ihtiyaç talep formu ekine en az 2 proforma fatura veya teklif eklenir.

_______1.2-_Araç kiralamanın hangi tarihlerde yapılacağı ve gün sayısı belirtilmelidir.

_______1.3-_Araç kiralama işine ilişkin kiralama sözleşmesi yapılmalıdır.

        2-Akaryakıt Alımlarında  Yapılması Gerekenler:

_______2.1-_ Bu açıklamaların yukarıda bahsi geçen A-1 maddesinde gösterilen hususlar kapsamında akaryakıt alımı için Avans Açma belgeleri hazırlanmalıdır.

_______2.2-_Avans açıldıktan sonraki tarihlerde gerçekleşen arazi çalışmalarında kullanılmak üzere akaryakıt harcamalarında istasyonlar tarafından verilen fiş veya fatura yine yukarıda A-2 maddesinde belirtilen hususlar  kapsamında BAP satınalmasına teslim edilir.

_______2.3-_Özel otoyla yapılan seyahatlerde kaç km. yol alındığı proje yürütücüsü tarafından beyan edilmelidir.

_______2.4-_Özel oto ile yapılan seyahatlerde her 100 km. için 6 litre kurşunsuz benzin ücreti ödenir.

 


 

  D-HARCIRAH (YOLLUK) VE BİLİMSEL ETKİNLİĞE DESTEK ÖDEMESİ İÇİN YAPILMASI GEREKENLER:

 

      1.Etkinliğe gitmeden önce;

_______1.1-_Proje başvuru sürecinin onaylanması sonrası ; Harcırah ve kongre katılım bedeli unsurlarından birinin veya ikisinin birden destekleneceği tüm Yurtiçi-Yurtdışı görevlendirmelerde, öncelikle Bilimsel Etkinliklere Katılım Sözleşmesi imzalanmalı sonra 2547 sayılı kanunun 39. Maddesine istinaden ilgili eğitim biriminin Yönetim Kurulu Kararı ve buna istinaden Rektör oluru alınmalıdır.

_______1.2-_Bu karar ve olurda “yolluk yevmiye, ulaşım, konaklama, kongre vs giderler” gibi kelime kirliliği yaratan ifadeler yerine “Harcırah bedeli ve/veya kongre katılım bedelinin BAP desteğiyle karşılanması” ifadesi ayrıca seyahat uçak ile yapılacaksa bu ibareninde yer alması ödeme sürecinde çelişki yaşanmasını ve hak kayıplarını önleyecektir.

_______1.3-_Bu işlemlerin göreve gitmeden en az iki hafta önce alınmış olması sürecin aksamasının önüne geçecektir.

 

        2.Etkinlik dönüşü;

______2.1-_ODU BAP sayfasında PROJE FORMLARI kısmında bulunan 14 no’lu Yolluk bildirim çizelgesinin düzenlenmesi ve birlikteliğinde diğer masraflara ilişkin uçak bileti, konaklama, kongre faturası vb. mali kanıtlayıcılığı bulunan belgeler (yabancı dilde düzenlenen faturalarda kişinin kendisi veya yabancı dil yetkinliği kurumumuz tarafından tasdikli kişiler tarafından yapılmış tercümesi),

______2.2-_ODU BAP sayfasında PROJE FORMLARI kısmında bulunan 22 no’lu Bilimsel Etkinliklere Katılım Sonuç Raporu düzenlenerek birlikteliğinde Bildiri özeti ve Kongre Katılım Belgesi

                                                    

           Birimimiz ODUBAP sekretaryasına dilekçe ile teslim edilerek işlem birimimiz iş süreci kapsamında yürütülecektir.

 

 

                                                                                                                      ÖZETLE;

Yukarıda belirtilen usuller kapsamında Gereken belgeler:  Yönetim Kurulu Kararı, Rektör Oluru, Yolluk Bildirimi ve ekli faturalar, Etkinlik Sonuç Raporu ve ekli özet(abstract), Kongre Katılım Belgesi, Dilekçe

 

 

 

NOT: Proje yürütücülerinin bütün belgelerini tesliminde, ODÜ BAP sitesinde PROJE FORMLARI kısmında bulunan 1 sıra nolu dilekçe ile teslim etmeleri belge kaydı ve teslim ispatı açısından menfaatlerine olacağını hatırlatırız.

 

 

 

 

 

 

 

 



T.C. Ordu Üniversitesi © 2015 Cumhuriyet Yerleşkesi PK 52200 Merkez / ORDU Telefon : 0 ( 452 ) 226 52 00
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı